قمة العرب بانواكشوط : التنظيم مفتاح النجاح. . رأي حر من ديبلوماسي موريتاني
نواكشوط – الطواري – ما كنت أنوي الحديث حول تنظيم قمة انواكشوط انطلاقا من أسباب عدة أهمها أن الموضوع تحدث بشأنه من هم أدرى مني و أكثر تجربة من سفراء و وزراء و اعلامييين وشخصيات مرموقة ذات تجربة طويلة و عريضة في هذا الشأن كما أشبعته النخبة كتابة و اقتراحا .. غير أنه ساورني قلق التقصير بعدم مشاركتي في حدث قومي و وطني كالذي نعيشه … انطلاقا من ذلك، سأشارك بهذه النقاط الفنية جدا و المتواضعة جدا علها تفيد. . و أنا على يقين بأن معظمها ربما يكون قد تم أخذه في الاعتبار مسبقا. .
أولا : التشريفات :
● إعداد فريق جدي مدرب لاستقبال الضيوف يمتاز بالأناقة و اللباقة في التعامل و حسن المعاملة … تظل الابتسامة مرتسمة على محياه دون تكلف أو ملل ، يختار أحسن ملافظ الكلم و المجاملات إلى أن يودع الضيوف. .
● تخصيص عنصر ربط تشريفات يجلب ويقل الوفد و يتولى الإشراف على كافة برنامجه و خدماته و بدقة متناهية فأخطاء التشريفات لا تصحح كما يقال..
ثانيا : استقبال الضيوف:
● العمل على حسن استقبال الضيوف و السهر على سرعة و انسيابية خروجهم من المطار مصحوبين بامتعتهم فالضيف يتعكر مزاجه و انطباعه لاتفه الأسباب في تلك اللحظات الأولى. ..
● تكون هناك سيارات جاهزة بطاقم محترف لتوصيل الضيوف لمقر إقامتهم بصورة سلسة و السهر على تثبيت كل واحد منهم في المكان المخصص له و تقديم الخدمات التي قد يطلبها وقت وصوله مثل بطاقات الاتصال و خدمات الإنترنت و اتجاه القبلة و غير ذلك من الطلبات الأولية عادة. . ..
● ضبط سيارات الوفود المشاركة بأرقام و تزويد كل وفد برقم هاتف مرافقه و رقم سياراته . ..
● الوجبات الغذائية يستحسن تنوعها و لا يتعين فرض الوجبات المحلية على الضيوف و إنما يتم عرضها عليهم ..
ثالثا: المؤتمر،
هو لحظة انعقاد الاجتماع و هي من أهم اللحظات في التظاهرة و ضبطها يتطلب الآتي :
● شارات دخول Badges المؤتمر و هي توزع عادة إلى صنفين الأولى و هي عامة تمنح لكافة المشاركين من الوفود الرسمية و الأمنية و الإعلامية و هي ما يطلق عليه البطاقة الأمنية أو الهوية و هي بطاقة ممغنطة تتضمن صورة المعني و اسمه و دولته ولا يحق بأي وجه من الوجوه لمن لا يحملها مهما كانت درجته الاقتراب من محيط قصر المؤتمرات أحرى الولوج إليه
الشارة الثانية تمنح للمشارك لتحديد أهميته VVIP و VIP و غيره و الجلسات التي يسمح له بحضورها و عادة يحدد ذلك من خلال لونها و لا تحمل صورة و إنما اسم البلد…
● مساواة الدول الأعضاء في عدد شارات الدخول. .
● تمنح الصحافة شارات خاصة و كذلك المرافقين الأمنيين و التشريفات. .
● شارات السيارات الخاصة بموكب الوفد الرسمي و تخصيص مواقف خاصة بها مع التأكيد على يقظة السائقين و التزامهم لأن رئيس الوفد يمكن أن يغادر في أي لحظة لسبب أو لآخر. ..
● التأكيد على عناصر الترشيفات و الأمن عدم الاحتكاك بالضيوف في المؤتمر تحت أي ظرف. ..
● الجلسات :
• جلسة الافتتاح، مفتوحة أمام المشاركين و أجهزة الإعلام و يتعين ضبط توقيتها بدقة فهي عادة تتخللها كلمات و خطب من تم تحديدهم في البرنامج مثل الأمين العام للأمم المتحدة. .رئيسة مفوضية الاتحاد الإفريقي…. .و ضيوف الشرف و الرؤساء الجدد إن وجدوا. ..
● الصورة التذكارية تشمل كافة رؤساء الوفود مهما كانت مستوياتهم…
• الجلسات المغلقة، تعقد بحجم حضور أقل تكون عادة 1+4
● يتعين التنبيه، إلى أن رؤساء الوفود تتم معاملتهم بنفس الدرجة طيلة فترة القمة لأن العبرة هنا بالدولة العضو وليس بمستوى التمثيل في مثل هذه المؤتمرات ذات التعاون متعدد الأطراف. .
● تخصيص قاعات لعقد اللقاءات الثنائية الجانبية بين ممثلي الوفود المشاركة وضبط ذلك بدقة لأن المشاركين في مثل هذه المؤتمرات عادة ما يغتنمون فرصة اللقاءات الثنائية ..
● بطاقات الدعوة للحفلات أو الاستقالات الرسمية مهما كانت و التأكد من حصول كل وفد على بطاقاته عن طريق عنصر الربط و التوقيع على استلامها نظرا لحساسيتها. .
• الجلسة الختامية، مفتوحة للمشاركين و أجهزة الإعلام. .
● المؤتمر الصحفي
رابعا : توديع الضيوف،
لا ينتهي العمل إلا بتوديع آخر ضيف و بنفس درجة حسن استقباله لأن الإنطباع الأخير لا يقل أهمية عن أول انطباع..
خامسا: الجانب الأمني،
لن أخوض فيه كثيرا لأنه من المعلوم ضرورة أن الضيف يتعين أن يطمئن على نفسه و ممتلكاته طيلة فترة مقامه و لكن دون أن يشعر باختناق أو مضايقة في هذا المجال ..
سادسا: الجانب الإعلامي،
و ما أدراك ماهو إنه أهم عنصر في التظاهرة و أكثرها دقة و حساسية … فالوفود الصحفية تعامل بنفس أهمية الرسميين و عليهم أن يشعروا بذلك الاهتمام في جميع تجلياته من مقام و أمن و نفقة و نقل و ولوج للقاعات و مصادر المعلومة و توفير جو تغطية كاملة للحدث لأن ذلك يخدم البلد المنظم و القمة. ..
سابعا: أنشطة موازية،
مواكبة برامج ثقافية و برمجة زيارات ميدانية و سياحية و دينية إن أمكن …
● ترك أوقات فراغ للمشاركين للتسوق و انتعاش الأسواق المحلية. . إ ذا تمكنا من ضبط الجانب التنظيمي و الأمني و الإعلامي نكون قد ضمنا 90% من نجاح قمة انواكشوط. .. أتمنى أن يتم ذلك من كل قلبي.
وكالة صجفي للآنباء
